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河北世窗的項目整合管理之道

一、客戶背景

河北世窗信息技術股份有限公司(下面簡稱河北世窗)成立于2004年,是行業領先的IT服務提供商,致力于為公眾健康及城市民生提供信息化解決方案,為行業及公眾提供移動互聯網應用服務、電信增值服務、云計算和大數據服務。河北世窗公形以“1+1”發展戰略,暨傳統IT業務和互聯網+健康醫療,雙輪驅動、彼此依托,主要產品有智慧衛生、智慧城市、智慧政府、智慧教育等,服務機構超過5000家。
公司共設有3大中心、6個事業部,員工總數200人左右。

二、需求分析

河北世窗在快普系統上線前運用的是用友財務系統及其他業務系統,所有業務結果基本通過簡單的財務手工憑證處理,沒有形成完整的財務業務一體體系。隨著公司的快速發展,信息化滯后帶來一系列管理的難題,主要體現在以下幾個方面:
  1、原有軟件系統太多,無法進行數據共享、統計分析;
  2、成本控制屬于粗放型控制,無計劃無管控,只核算結果,造成管控滯后;
  3、文檔管理混亂,不能按項目或合同或類型進行歸集。

三、應用價值

基因以上業務分析,快普實施顧問結合行業特點,為河北世窗重新規劃了“軟件+硬件”工程項目業務流程,并從“整合管理”角度提供從售前、實施到售后等全方位的解決方案,實現財務與業務的同步連接,提升企業的管理效率。

通過快普M8整合平臺,實現流程簽批有據可依,如付款簽批人員可追溯付款申請的來源、事由,減少人為的溝通,節省了大量時間,大大提高效率;業務人員根據費用申請情況進行報銷,中層領導及財務人員根據查看是否有單據源,輕松把控住費用關口,不用再去別的數據源取查詢是否超支等情況;根據合同條款定制不同的收款期限,自動及時提醒業務員催款,動態掌握應收數據,增加資金流動率;全面實現業務的共享性,透明性,可追溯性。  

此前,河北世窗在投標階段的項目預估沒有嚴控的數據分析依據,到了項目竣工后利潤一核算跟原來預期可能相差甚大。快普顧問運用快普M8平臺的項目管控優勢,為河北世窗引入嚴格的項目成本控制理念,首先在同前就做材料和費用計劃成本,并預估利潤率,簽訂合同后再做更細化的材料數量和成本及費用成本,在實施過程中嚴格執行預算數量和成本,為后面的利潤保證提供堅實的保障。                             
  另外,快普M8多維度的文檔管理模式可按不同需求點劃分文檔類型,方便項目文檔的統一歸集,且可按文檔的機密程度控制查看的范圍權限,嚴格的控制文檔泄密;線上文檔歸集可配合線下文檔編號進行統一管理,通過文檔編碼能快速查找出線下文檔。      
  通過數據共享、成本控制、文檔歸集等手段,快普M8成功的整合并替換了河北世窗原有的財務業務等系統,實現了業務解決方案的落地,解決了長久以來的數據滯后、成本失控等問題,真正意義上的跨部門協同辦公,實現了新的管理模式的變革。

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